Метки Категории
RemiZOffAlex
Корпоративная документация - доступно и всерьез

В этой статье будет рассказано о способе ведения документации, которыми руководствуются сотрудники в повседневной деятельности организации, методе хранения, доведения и поддержания в актуальном состоянии. Данный метод успешно обкатан мною в нескольких компаниях и весомо разгрузил ответственных лиц от рутины. Способ организации гениален в своей простоте, надежности, бесплатности и доступности.

Организации в своей работе используют множество документов, от устава до должностных инструкций, от руководств и справочников до инструкций по технике безопасности. Чисто номинально каждому сотруднику доводят до сведения все необходимые документы. Вот как это происходит в реальности (не утрировано, а увидено своими собственными глазами). Сотруднику вытаскивают большую пачку документов и кладут перед ним на стол, затем открывают специальный журнал и сообщают, что ему необходимо расписаться там, где проставлены галочки напротив каждого "проведенного" инструктажа. Параллельно руководитель говорит о том, что спички возле взрывоопасных и горючих веществ не зажигать и пальцы в розетки и движущиеся части машин и механизмов не совать. Работник расписывается машинально, т.к. он и уже под впечатлением массивности достаточно толстых инструкций. Покажите мне ту жалкую горстку людей, которые хоть раз прочли их все за один присест, и я лично пожму руку каждому.

Некоторые из этих инструкций "написаны кровью", а львиная доля содержит очень важные нюансы, которые даже специалисты порой не знают. Самое интересное, что эти документы после росписи работника убираются обратно в труднодоступный сейф потому, что на каждом штамп организации и подпись руководителя/начальника/ответственного лица. А ведь многие работники с удовольствием почитали бы на досуге. Что же делать? Копировать каждому? Давать почитать как "домашнее задание"? Перевести в электронный вариант и расположить на сервере? Но как, если например нужно сделать ссылки в документе на другой документ/приложение? А если сотрудник скопирует себе документ, то как узнать, что документ не изменился?

MediaWiki - вот универсальное решение. Развернуть такую среду легко и без лишних телодвижений. Это специализированное решение, на котором построена среда Википедии.

  • Неограниченное количество документов;
  • Хранение всех версий документа и сравнение любых изменений в разрезе времени;
  • Объединение нескольких документов по категориям, с возможностью просмотра всех документов, входящих в определенную категорию (например: Инструкции);
  • Поиск как по заголовкам, так и в теле документа;
  • Создания и использования навигационных шаблонов;
  • Создания документа любым сотрудником или только специально уполномоченными сотрудниками;
  • Блокировка документов от изменения определенными группами сотрудников;
  • Разнородная документация хранится в едином пространстве;
  • Запрет/разрешение анонимности;
  • История обсуждения для каждого документа/статьи;
  • Гиперссылки на другие документы;
  • Загрузка/скачивание файлов;

Это далеко не полный список.

Следует также отметить минусы этого решения. К сожалению система не может обеспечить полноценный документооборот, т.к. достаточно сложно, организовать разграничение прав.

ГОСТ Р 6.30-2003 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ